[ 于澤昕 ]——(2009-12-1) / 已閱14848次
電子文件的特點(diǎn)及管理
于澤昕
隨著我國(guó)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)越來(lái)越廣泛地被應(yīng)用于人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的方方面面，產(chǎn)生的電子文件也越來(lái)越多。電子文件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸數(shù)字代碼序列。由于電子文件的傳輸快捷性、可復(fù)制性等優(yōu)點(diǎn)，使得無(wú)紙化辦公成為現(xiàn)實(shí)，這就給檔案管理工作提出了一個(gè)新的課題。檔案管理如何適應(yīng)信息化時(shí)代的步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新發(fā)展，已成為當(dāng)前檔案工作者需要不斷加以關(guān)注和研究解決的新問(wèn)題。
一、電子文件的特點(diǎn)
1、操作方便，簡(jiǎn)單易行，自動(dòng)分類(lèi)組合，便于管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式是，檔案由文書(shū)處理部門(mén)立卷，檔案業(yè)務(wù)部門(mén)接收，文件一年一歸檔。傳統(tǒng)的檔案管理十分注重檔案的整理分類(lèi)。因?yàn)槭鞘止z索，需要整理清楚，分類(lèi)精細(xì)，將每份文件歸人相應(yīng)的類(lèi)別和合適的案卷，便于日后檢索。分類(lèi)和組卷花費(fèi)了檔案人員大量的時(shí)間和精力。在計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界限已不復(fù)存在。文書(shū)處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員共享一個(gè)辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲(chǔ)存，隨時(shí)歸檔。有關(guān)部門(mén)既可以將應(yīng)歸檔的電子文件的最終版本經(jīng)過(guò)整理，按檔案部門(mén)歸檔，也可將在日常工作中形成的各種文件材料直接通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨時(shí)傳輸?shù)綑n案部門(mén)，檔案部門(mén)再根據(jù)歸檔的要求，及時(shí)將有保存價(jià)值的電子文件信息下載或刻錄到光盤(pán)等載體上記錄下來(lái)，轉(zhuǎn)化為電子檔案。
2、容量大，何種小，節(jié)省庫(kù)房存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫(kù)房和裝具來(lái)進(jìn)行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫(kù)房空間，降低保管成本。
3、檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復(fù)制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公造化系統(tǒng)中，儲(chǔ)存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案部門(mén)與辦公業(yè)務(wù)部門(mén)共享的，用戶(hù)可通過(guò)辦公室的電腦在檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)上直接查找并選擇檔案信息，并可方便地復(fù)制存儲(chǔ)方便快捷。
二、電子文件對(duì)檔案管理的影響
電子文件能在通信網(wǎng)絡(luò)上迅速地進(jìn)行傳遞；它的利用不受時(shí)間和距離的影響，可共享，但它不再具有紙質(zhì)文件的直觀性，需要借助計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備才能閱讀、處理，并且它的保管上對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等要求也很高，使其在諸多方面對(duì)檔案管理產(chǎn)生了影響。
1、改變了原有的管理對(duì)象、流程和方法。電子文件材料由擬稿者直接輸入磁盤(pán)，并可在磁盤(pán)上進(jìn)行修改加工，一旦貯入辦公信息數(shù)據(jù)之中，即由檔案、技術(shù)人員所共享，這就使文件材料與檔案之間不再有明顯的界限。可隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，歸檔時(shí)，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2、改變了分類(lèi)方式。鑒于電子文件信息與載體的可分離性，檔案的實(shí)體分類(lèi)整理將被概念分類(lèi)整理所取代。這是因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果僅能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要。但在電子文件的環(huán)境中，文件的形式循征和內(nèi)容循征都已經(jīng)發(fā)生了變化，電子文件材料可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整合，不再需要像紙質(zhì)文件那樣進(jìn)行繁重的實(shí)體分類(lèi)整理。不同的用戶(hù)可以根據(jù)不同的需要，利用辦公造化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)整理。
3、改變了鑒定的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和方法。由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值的可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將隨之?dāng)U大，電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)均被列入分析范圍。傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定要求根據(jù)文件的憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶(hù)的需要，信息和將會(huì)不斷地修改和補(bǔ)充，故而很難對(duì)其劃定固定的保管期限。再加上目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。
三、加強(qiáng)電子文件管理的主要措施
1、解決好電子文件的保存問(wèn)題。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。磁性物質(zhì)極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁，光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成，而目前光盤(pán)常用的記錄介質(zhì)不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。所以要長(zhǎng)久保存電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
2、建立電子檔案。目前，正處于紙質(zhì)文件和電子文件并存的過(guò)渡期，認(rèn)真做好歸檔的電子文件的技術(shù)處理工作顯得尤為重要。新型電子文件材料的歸檔勢(shì)在必行，要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，從保護(hù)電子文件的原始信息入手，通過(guò)技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。
3、提高電子文件管理人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)。面對(duì)調(diào)整發(fā)展的信息時(shí)代，檔案管理人員必須拓寬知識(shí)面、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等，努力尤為適合信息時(shí)代發(fā)展的復(fù)合型人才。
